O QUE SIGNIFICA MONITORAMENTO

Monitoramento:

– A busca do porquê as coisas estão como estão.

Monitoramento representa  um sistema de acompanhamento de atividades, visando a avaliar se seu desempenho está em conformidade com o padrão (ou algum padrão de comparação que seja compatível, se não formalmente preestabelecido).

Toda organização, independentemente de sua área de atuação ou porte, possui procedimentos operacionais pré-estabelecidos que devem ser seguidos por todos seus funcionários ou colaboradores a ela subordinados.

Isso tem por objetivo assegurar que as operações dessa organização fluam de maneira previsível, sem que seja necessário para a administração dessa mesma organização revisar cada procedimento executado por qualquer um de seus colaboradores.

Fluir de maneira previsível as operações de uma organização significa que seu desempenho operacional seja compatível com seus objetivos.

O que é um procedimento?

A elaboração de um relatório de vendas é um procedimento.

E também a elaboração de um relatório de despesas de viagem.

E a elaboração de uma planilha de custos.

Uma simples reconciliação bancária é um procedimento.

E cada um desses procedimentos, e muitos mais outros, representam atividades para as quais se alguém foi definido para efetuá-las é porque a administração do negócio entendeu que se tratavam de procedimentos (ou tarefas, para ilustrar a essência) importantes dentro do contexto das operações da organização.

Monitoramento, para ser eficaz, deve antes de tudo estabelecer claramente quais são os parâmetros que serão levados em conta na avaliação dos procedimentos – ou seja, estabelecer um padrão de comportamento.

Por exemplo, um vendedor atingiu os seguintes volumes de vendas durante os 3 meses precedentes:

– Mês 1 – R$ 100.000,00

– Mês 2 – R$ 1.000.000,00

– Mês 3 – R$ 10,00

Baseado exclusivamente nesses dados, sem que um padrão tenha sido estabelecido, de que adianta ao diretor de vendas analisar especificamente em cada mês o desempenho desse vendedor?

O que esse diretor de vendas faria?

– Mês 1 – manutenção do vendedor…

– Mês 2 – promoção do vendedor…

– Mês 3 – demissão do vendedor… E também do próprio diretor de vendas, que não teve capacidade de avaliar o contexto geral das atividades do vendedor, considerando os diversos fatores que influenciam seu desempenho (sazonalidade, tendências de mercado, fluxo de produção etc.)

Monitoramento, em resumo, é isso:

– Estabelecimento específico de padrão de desempenho (resultado desejado);

– Acompanhamento do desempenho do executor;

– Avaliação do desempenho, pela comparação entre o padrão preestabelecido (resultado desejado) e o desempenho (resultado alcançado)…

E se alguém ainda tiver alguma dúvida quanto ao sentido prático do que seja monitoramento, vale como citação final a postura sobre o que se espera de quem tenha dentre suas responsabilidades o monitoramento de atividades:

Quem monitora não se atém apenas a “o que, quem, quando, onde, como…”

Algo aconteceu!

Mas principalmente…

POR QUE aconteceu…

Pois é a identificação do “por que” algo aconteceu que propicia à administração de qualquer organização a correção de rumos, de estratégias, de atividades, de procedimentos – quiçá até de objetivos.

Que é, em última análise, o principal foco de qualquer atividade de monitoramento…

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“Se você não pergunta suficientemente ‘por que isso?’, alguém perguntará ‘por que você?’.” (Tom Hirshfield)